Opóźnienie w wykonaniu robót budowlanych – kto odpowiada za przekroczenie terminu?

Termin zakończenia robót budowlanych jest jednym z najważniejszych elementów umowy. Dla inwestora opóźnienie może oznaczać przesunięcie kolejnych etapów inwestycji, a dla wykonawcy – ryzyko kar umownych, dodatkowych kosztów i sporu o odpowiedzialność za niedotrzymanie terminu.

Samo przekroczenie ustalonej daty nie zawsze oznacza jednak, że odpowiedzialność ponosi wykonawca. Na budowie na termin realizacji może wpływać wiele czynników, również takich, na które wykonawca nie ma żadnego wpływu.

Nie każde opóźnienie jest winą wykonawcy

W trakcie inwestycji mogą pojawić się sytuacje, które uniemożliwiają prowadzenie prac zgodnie z harmonogramem. Przykładem może być opóźnienie w przekazaniu terenu budowy, brak wymaganej dokumentacji, zmiany w projekcie czy konieczność wykonania dodatkowych prac.

Znaczenie ma więc nie tylko to, czy termin został przekroczony, ale również z jakiego powodu do tego doszło. Jeżeli przyczyna leżała po stronie inwestora albo była niezależna od wykonawcy, może mieć to wpływ na ocenę jego odpowiedzialności. Dlatego firma budowlana powinna na bieżąco dokumentować wszystkie okoliczności, które mogą wpłynąć na termin realizacji.

Co może spowodować przesunięcie terminu?

Przyczyn opóźnień może być wiele. Do najczęściej spotykanych należą:

• nieterminowe przekazanie placu budowy,
• opóźnienia w przekazaniu dokumentacji,
• zmiany projektu wprowadzane w trakcie prac,
• brak decyzji lub uzgodnień po stronie inwestora,
• konieczność wykonania robót dodatkowych,
• problemy z dostawą materiałów,
• działania innych wykonawców lub podwykonawców,
• warunki, które uniemożliwiają prowadzenie określonych prac.

Nie wszystkie z tych okoliczności automatycznie zwalniają wykonawcę z odpowiedzialności. Każdą sytuację należy oceniać indywidualnie, przede wszystkim na podstawie umowy i dokumentacji dotyczącej przebiegu inwestycji.

Opóźnienie a zwłoka wykonawcy

Warto odróżnić zwykłe opóźnienie od zwłoki. W języku potocznym pojęcia te często są stosowane zamiennie, ale z prawnego punktu widzenia różnica może mieć znaczenie.

Opóźnienie oznacza niewykonanie zobowiązania w terminie, natomiast zwłoka występuje wtedy, gdy przekroczenie terminu nastąpiło z przyczyn, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Rozróżnienie jest szczególnie istotne wtedy, gdy umowa przewiduje karę umowną za zwłokę w wykonaniu prac. Dlatego przed uznaniem, że wykonawca ponosi odpowiedzialność za przekroczenie terminu, należy ustalić, co było jego przyczyną.

Jak wykonawca powinien dokumentować opóźnienia?

W przypadku sporu samo twierdzenie, że wykonawca nie mógł pracować z powodu działań inwestora, może nie być wystarczające. Potrzebne mogą być dowody potwierdzające przebieg inwestycji. Warto zachowywać:

• wiadomości e–mail i inne ustalenia z inwestorem,
• protokoły z narad,
• wpisy w dzienniku budowy,
• dokumentację fotograficzną,
• wezwania do przekazania dokumentacji,
• informacje o zmianach w projekcie,
• dokumentację dotyczącą robót dodatkowych,
• harmonogramy i ich kolejne wersje.

Im wcześniej wykonawca zacznie dokumentować problemy, tym łatwiej będzie później wykazać, dlaczego termin realizacji uległ zmianie.

Co w przypadku robót dodatkowych?

Dodatkowe prace mogą mieć bezpośredni wpływ na termin zakończenia inwestycji. Jeżeli inwestor zleca wykonawcy prace, których pierwotnie nie przewidziano w umowie, ich wykonanie może wymagać dodatkowego czasu. Problem pojawia się wtedy, gdy strony uzgodnią wykonanie takich prac, ale nie określą, w jaki sposób wpłyną one na pierwotny termin zakończenia inwestycji.

Wykonawca powinien więc zadbać o udokumentowanie zarówno zakresu dodatkowych prac, jak i ich wpływu na harmonogram. Dzięki temu łatwiej uniknąć sytuacji, w której inwestor oczekuje wykonania dodatkowego zakresu bez przesunięcia terminu.

Czy inwestor może naliczyć karę za każdy dzień opóźnienia?

Możliwość naliczenia kary zależy przede wszystkim od treści umowy. Jeżeli przewidziano karę za zwłokę w wykonaniu robót, konieczne będzie ustalenie, czy wykonawca rzeczywiście pozostawał w zwłoce. Jeżeli termin został przekroczony z przyczyn leżących po stronie inwestora, wykonawca może mieć podstawy do zakwestionowania naliczonej kary.

Dlatego w przypadku otrzymania noty obciążeniowej warto sprawdzić nie tylko samą wysokość kary, ale przede wszystkim czy w ogóle istniały podstawy do jej naliczenia.

Co zrobić, gdy inwestor odpowiada za opóźnienie?

Jeżeli wykonawca wie, że problem wynika z działań inwestora, powinien reagować na bieżąco, a nie dopiero po zakończeniu prac.

Dobrym rozwiązaniem jest pisemne poinformowanie inwestora o przeszkodzie i wskazanie jej wpływu na realizację inwestycji. Jeżeli konieczne jest przesunięcie terminu, warto odpowiednio udokumentować ustalenia stron. Taka dokumentacja może później mieć znaczenie przy ocenie odpowiedzialności za opóźnienie oraz ewentualnych kar umownych.

Jak zabezpieczyć termin realizacji w umowie?

Ryzyko sporu można ograniczyć już na etapie zawierania umowy. Warto określić między innymi:

• dokładny termin rozpoczęcia i zakończenia prac,
• sposób ustalania harmonogramu,
• sytuacje uzasadniające zmianę terminu,
• obowiązki inwestora, których wykonanie jest konieczne do rozpoczęcia lub kontynuowania prac,
• zasady dokumentowania przeszkód,
• wpływ robót dodatkowych na termin realizacji,
• zasady naliczania ewentualnych kar.

Im dokładniej strony określą te kwestie, tym łatwiej będzie później ustalić, kto odpowiada za powstałe opóźnienie.

Opóźnienie nie zawsze oznacza odpowiedzialność wykonawcy

W przypadku przekroczenia terminu nie warto automatycznie przyjmować, że cała odpowiedzialność spoczywa na wykonawcy. W procesie budowlanym wiele zdarzeń może wpłynąć na harmonogram, a część z nich zależy od inwestora lub innych uczestników inwestycji.

Jeżeli firma budowlana z Kielc, Radomia lub okolic ma problem z opóźnieniem, karą umowną albo sporem z inwestorem, warto przeanalizować umowę i dokumentację dotyczącą przebiegu prac. Pozwala to ustalić, z czego rzeczywiście wynika przekroczenie terminu i czy wykonawca ponosi za nie odpowiedzialność.